Uudet mediaratkaisut
Julkaisut
Painaminen ja jakelut
Taloushallinto ja kiinteistöt
Tietohallinto ja kehitys
HR ja viestintä

Tämä tietosuojalauseke koskee Hilla Group Oyj:n ja sen koko konsernin (myöhemmin Hilla Group) asiakkaiden sekä verkkopalvelujen käyttäjien henkilötietojen käsittelyä.

Hilla Group on alueensa suurin monimediatalo. Liiketoiminta-alueitamme ovat julkaisuliiketoiminta, mainos- ja markkinointipalvelut sekä messu- ja tapahtumaliiketoiminta, paino- ja jakelupalvelut sekä ohjelmistopalvelut. Hilla Groupiin kuuluu emoyhtiö Hilla Group Oyj ja tytäryhtiöt ovat Botnia Print Oy Ab, Kokkolan Jakelu Oy, Jopox Oy ja Pohjanmaan Lipputoimisto Oy.

Hilla Group on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa sekä verkkopalvelujensa käyttäjien yksityisyyttä kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa esitetään tarkemmin seuraavat asiat:

• rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
• henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
• henkilötietojen käsittelyperusteet
• rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet
• tietojen säilytysaika
• tietojen luovutukset
• tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle
• rekisterin suojauksen periaatteet
• rekisteröidyn oikeudet
• muutokset tietosuojalausekkeeseen
• yhteystiedot

REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

HILLA GROUP
Rantakatu 10 / PL 45
67101 Kokkola
Puhelin 020 750 4400
www.hillagroup.fi
Y-tunnus 0198165-6

Erkki Kerola
Puhelin 020 7504 543
Sähköposti erkki.kerola@hillagroup.fi

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Hilla Group käsittelee henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti tietoturvallisella tavalla muun muassa seuraavissa tarkoituksissa:

• asiakassuhteen hoitamiseen ja ylläpitoon
• laskutukseen
• maksujen valvontaan
• asiakasviestien ja tiedotteiden lähettämiseen
• tuotteiden jakeluun
• asiakassuhdetta vahvistaviin markkinointitoimenpiteisiin
• palvelujen ja liiketoiminnan kehittämiseen
• markkinointi- ja mielipidetutkimuksiin
• yhteydenpitoon yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden kanssa

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYPERUSTEET

Henkilötietoja käsitellään seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:

1. Sopimus: Käsittelemme asiakkaan antamia tietoja täyttääksemme sopimuksen palvelusta tai tuotteesta, jonka asiakas on tilannut.

2. Suostumus: Voimme käsitellä asiakkaan antamia tietoja tai havainnoituja tietoja käyttäjän suostumuksen perusteella muun muassa tehdäksemme sähköisiä suoramarkkinointitoimenpiteitä.

3. Oikeutettu etu: Oikeutetun edun perusteella henkilötietoja käsitellään:

• asiakastapahtumien varmentamiseen (esim. maksujen valvonta)
• palveluiden toteuttamiseen (esim. evästeiden käyttö palvelujen toimivuudeksi)
• liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen (esim. palautteiden käsittely)
• väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen (esim. kirjautumisten seuranta)
• profilointiin sekä markkinointiin (esim. evästetietojen hyödyntäminen sisältöjen suosittelussa).

Hallussamme olevia henkilötietoja käsitellään Hilla Groupin sisällä. Nämä käsittely tarkoitukset ovat liiketoiminnan kannalta välttämättömiä ja siten oikeutettuun etuun perustuvia. Käyttäjä voi vastustaa käsittelyä alla kohdassa ”Rekisteröidyn oikeudet” kuvatuin tavoin.

4. Lakisääteinen velvoite: Hilla Group on velvoitettu käsittelemään ja säilyttämään joitakin asiakkaan henkilötietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

5. Journalistiset tarkoitukset: Käsittelemme journalistisia tarkoituksia varten henkilötietoja ja muita materiaaleja (esim. valokuvia), joista ihmiset on mahdollista tunnistaa henkilökohtaisesti. Toimituksellisia henkilörekistereitä säilytetään erillään asiakkaiden henkilötiedoista. Tietosuojalainsäädännössä on asetettu eräitä vapauksia ja poikkeuksia yleisen tietosuoja-asetuksen säännöksiin henkilötietojen käsittelyssä journalistisiin tarkoituksiin tai akateemisen, tieteellisen ja kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten (Tietosuoja-asetus artikla 85).

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakkaan antamat tiedot

Keräämme asiakkaan antamia tietoja tai muuten asiakkaan henkilökohtaisesti tunnistavia tietoja mm. tilauksen tai palvelun toimittamiseksi ja laskuttamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi, profilointiin sekä markkinointiin ja mielipidetutkimuksiin. Ilman yhteys- ja laskutustietoja emme voi toimittaa tuotetta tai palvelua, jonka asiakas on tilannut.

Asiakkaan antamiin tai muuten asiakkaan henkilökohtaisesti tunnistaviin tietoihin kuuluvat:

• yhteystiedot (esim. nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti)
• digitaalisen tilin tunnukset (esim. sähköposti, salasana)
• demografiatiedot (esim. ammatti, äidinkieli, sukupuoli)
• asiakassuhdetta koskevat tiedot (esim. laskutus- maksu- ja perintätiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, peruutustiedot)
• suoramarkkinointikiellot ja -luvat
• yrityksen toimiala
• arvonta- ja kilpailuvastaukset
• muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot
• Y-tunnus (mikäli rekisteröity on sen ilmoittanut)
• yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tiedot
• mahdolliset muut asiakkuuteen liittyvät asiointi- ja käyttötiedot (esim. tiedot asiakkuuden sisällä tapahtuvasta asioinnista sekä tuotteiden ja palveluiden käytöstä eri kanavissa, asiakkaiden itse antamat tyytyväisyystiedot sekä muut vastaavat asiointi- ja käyttötiedot tai tilaukseen liittyvät lisätiedot)

Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot

Keräämme evästelausekkeessa kuvatulla tavalla automaattisesti tietoja, joiden perusteella selvitämme:

• kuinka paljon käyttäjiä palveluillamme on
• millaiset sisällöt tai mainokset ovat suosittuja
• kuinka kauan käyttäjä sisältöjä tai mainoksia tarkastelee

Tietojen avulla voimme:

• kehittää palveluitamme ja liiketoimintaamme
• räätälöidä sisältöjä käyttäjän todennäköisten kiinnostuksen kohteiden perusteella
• mahdollistaa kohdennetun mainonnan esittämisen palveluissamme
• kohdentaa markkinointiviestintää
• ehkäistä ja tutkia väärinkäytöksiä

Näitä automaattisesti havaittuja tietoja ovat muun muassa:

• palvelun ominaisuuksien käyttö- ja selaustiedot
• sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt sivuillemme
• laitteen malli ja merkki
• yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste
• selain ja selaimen versio
• IP-osoite
• istunnon aika ja kesto
• näytön tarkkuus
• käyttöjärjestelmä ja sen versio

Muualta hankitut tiedot

Voimme käyttää tietojen päivittämisessä ja rikastamisessa myös ulkopuolisia tietolähteitä:

• Digi- ja väestötietokeskuksen (ent. Väestörekisterikeskus) väestötietojärjestelmää
• Postin osoitetietojärjestelmää
• muita vastaavia yksityisiä ja julkisia rekistereitä

Mikäli henkilötietoja käsittellään muuhun kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin, varmistamme käsittelyn yhteensopivuuden sen tarkoituksen kanssa, jota varten tiedot alun perin kerättiin.

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme asiakkaan tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Asiakas voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan seuraavassa kohdassa kuvatuilla tavoilla.

Asiakasrekisterissä asiakkaan tietoja säilytetään neljä vuotta viimeisen tilauksen päättymisestä. Kun neljän vuoden määräaika on kulunut, asiakastieto poistetaan asiakasrekisteristämme. Tiedot voidaan myös siirtää osittain markkinointirekisteriin tai muuttaa sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.

Markkinointirekisterissä tietoja säilytetään tyypillisesti niin kauan, kuin henkilö ei ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestintää eivätkä tiedot ole muutoin vanhentuneet. Mikäli henkilö kieltäytyy markkinoinnista, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

Voimme myös olla velvoitettuja säilyttämään joitakin asiakkaan henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. Laskutustietoja säilytetään tyypillisesti seitsemän (7) vuoden ajan.

TIETOJEN LUOVUTUKSET

Hilla Group ei myy, vuokraa, siirrä tai luovuta asiakkaan henkilötietoja kolmansille osapuolille muissa kuin alla kuvatuissa tapauksissa:

Suostumus: Voimme luovuttaa asiakkaan tietoja kolmansille osapuolille, mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksensa.

Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Hilla Group: Voimme käsitellä asiakkaan henkilötietoja Hilla Groupin sisällä.

Tutkimus: Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen pääsääntöisesti, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

Yritysjärjestelyt: Mikäli myymme, ostamme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.

Suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset: Voimme luovuttaa asiakkaan henkilötietoa suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin, ellei asiakas ole tätä kieltänyt.

Kohderyhmät: Voimme jakaa sivustojemme kohderyhmätietoja kolmansille osapuolille. Mainostajat ja niiden kumppanit käyttävät tietoja tehdäkseen päätöksen mainostilan ostamisesta sekä analysoidakseen kampanjoiden tehokkuutta. Mainostilan ostaminen ja myynti tapahtuu tyypillisesti automaattisesti ohjelmistoja hyödyntäen. Näiden ohjelmistojen avulla mainostaja tai sen kumppani voi yhdistää sivustojemme käyttäjiä kuvaavaa kohderyhmätietoa omiin tietoihinsa ostaakseen mainostilaa juuri siltä sivustolta, jossa vierailee ko. mainostajan tuotteista tai palveluista kiinnostuneita käyttäjiä. Mobiilietukortin lataajien puhelinnumerot siirtyvät alihankkijalle päivittäisessä aineistoajossa.

Oikeusvaateet ja perintä: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille, jos uskomme, että se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, saatavien perimiseksi mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Käytämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä ne saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

TIETOJEN SIIRROT EU- TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos siirrämme tiedot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa:

• sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla (esim. Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen)
• käsittelemällä henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti

Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolella voi perustua myös asiakkaan suostumukseen.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Rekisterin käyttöoikeus on vain rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot on tallennettu tietokantoihin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana. Tietokannoissa olevat tiedot on suojattu teknisesti palomuureilla.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet henkilötietojensa keräämiseen, käsittelyyn ja sisältöön liittyvissä asioissa.

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Asiakkaalla on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Asiakkaan pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen: Asiakas voi saada toimittamansa henkilötiedot siirretyksi itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle ottamalla yhteyttä KPK Yhtiöihin. Henkilötietojen siirron edellytyksenä on:

• kyse on tiedoista, jotka asiakas on toimittanut itse Hilla Groupille.
• tietoja käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella

Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin kielto-oikeus: Asiakas voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia sekä siihen liittyvän profiloinnin varten ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

Vastustamisoikeus ja käsittelyn rajoittaminen: Asiakas voi henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Tietojen käsittelyä voidaan myös rajoittaa siksi ajaksi, kun arvioimme perusteita tietojen käsittelyn vastustamiselle. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.

Evästeiden estäminen: Asiakkaalla on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen.

Evästeiden tyhjentäminen: Asiakas voi tyhjentää evästeet selaimen asetuksista. Tyhjentämällä evästeet säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa sitä tunnistetta, jonka perusteella käyttäjän profiili muodostuu. Evästeiden tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta tiedon keruuta kokonaan, vaan pikemminkin nollaa aikaisempiin käyttäytymistietoihin perustuvan profiilin.

Suostumuksen peruuttaminen: Asiakas voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen, milloin tahansa ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme tai muilla erikseen tarjotuilla keinoilla.

Valitusoikeus: Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojalausekkeen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojalausekkeen lopusta.

MUUTOKSET TIETOSUOJALAUSEKKEESEEN

Hilla Group kehittää palvelujaan jatkuvasti ja pidättää itselleen oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Tietosuojalauseketta päivitettiin viimeksi EU:n tietosuojauudistuksen vuoksi.

YHTEYSTIEDOT

Tähän tietosuojalausekkeeseen liittyvät tiedustelut tulee lähettää osoitteeseen:

HILLA GROUP
Rantakatu 10 / PL 45
67101 Kokkola
Puhelin 020 750 4400
Faksi 020 750 4580
www.hillagroup.fi

Yhdyshenkilö:
Erkki Kerola
Puhelin 020 7504 543
Sähköposti erkki.kerola@hillagroup.fi

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite:
Ratapihantie 9, 6. krs.
00520 Helsinki
Postiosoite:
PL 800
00521 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Tietosuojaseloste PDF